เมื่อบริษัทพยายามปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป โครงสร้างของทีมงานแบบดั้งเดิมอาจไม่ได้เป็นมาตรฐานสำหรับองค์กรอีกต่อไป เพราะทีมที่มีเมทริกซ์และการทำงานข้ามสายงาน (Cross-Functional Team) กำลังกลายเป็นเรื่องที่สามารถพบได้ทั่วไปมากขึ้น
“ในสหรัฐอเมริกามีงานวิจัยชิ้นหนึ่งที่แสดงให้เห็นว่าพนักงาน 84 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าพวกเขาทำงานด้วยโครงสร้างเมทริกซ์และ McKinsey เผยว่าองค์กรอย่าง 3M, Google และ Wells Fargo นั้นเริ่มใช้แพลตฟอร์มที่สมาชิกในทีมจะถูกดึงตัวมาเข้าร่วมโครงการและกลุ่มต่างๆ โดยขึ้นอยู่กับความเชี่ยวชาญและความต้องการของแต่ละโครงการโดยเฉพาะ”
เมื่อพนักงานพบว่าตนเองต้องทำงานกับเครือข่ายที่มีความหลากหลายและต้องส่งมอบรายงานแก่ผู้นำหลายๆ คน มันจึงเป็นเรื่องท้าทายที่พวกเขาจะจัดลำดับความสำคัญและทำงานได้ตรงตามกำหนดเวลา
ผู้นำจึงจำเป็นต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้พนักงานซึ่งเป็นสมาชิก Cross-Functional Team ประสบความสำเร็จ โดยเคล็ดลับดังต่อไปนี้
1. ระบุวัตถุประสงค์ (Purpoose)
อันดับแรกเราต้องสร้างความชัดเจนให้กับวัตถุประสงค์ของโครงการให้กับทีมก่อนเสมอ รวมถึงอธิบายรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอย่างระยะเวลาของโครงการ รวมถึงตรวจสอบให้แน่ใจอยู่เสมอว่าสมาชิกทีมและผู้จัดการรับรู้ว่าพวกเขามีเป้าหมายร่วมกัน
2. มีความสอดคล้องกับวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ขององค์กร (Vision)
เชื่อมโยงวัตถุประสงค์ของโครงการเข้ากับภาพรวมองค์กร ด้วยการทำให้ทีมงานหรือโครงการเหมาะสมและสอดคล้องกับบริบทของบริษัท หากทำได้มันจะช่วยให้คุณเพิ่มความมีส่วนร่วมให้กับสมาชิกในทีมได้
3. ชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ (Role & Responsibility)
การทำงานในลักษณะ Cross-Functional Team นั้นเต็มไปด้วยความหลากหลายทั้งระดับความอาวุโส ความเชี่ยวชาญและประสบการณ์การทำงาน ดังนั้นลองสละเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับบทบาทและความคาดหวังของสมาชิกในทีมแต่ละคน การกระทำนี้จะช่วยส่งผลต่อความสำเร็จโดยรวม
4. สร้างความเชื่อมั่น (Confidence)
เมื่อเราต้องรวบรวมพนักงานจากส่วนต่าง ๆ ขององค์กร พวกเขาอาจไม่รู้วิธีการทำงานร่วมกันหรือไม่ได้รู้จักกันดีพอ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องให้โอกาสแก่สมาชิกทีมในการสร้างความสัมพันธ์เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
หนึ่งในวิธีเริ่มต้นที่ดี คือการกระตุ้นให้พนักงานแบ่งปัน Emergenetics® Profile และเชื่อมต่อผ่านแอพพลิเคชั่น Emergenetics+ เพื่อให้พวกเขาเรียนรู้วิธีการสื่อสารตามความต้องการของกันและกัน นอกจากนี้หัวหน้าทีมควรใช้เวลาเพื่อทำความรู้จักกับพนักงานเป็นรายบุคคล เพื่อเรียนรู้จุดแข็ง คุณสมบัติ และชีวิตนอกเหนือจากการทำงานของพวกเขา ความเข้าใจในตัวบุคคลที่ดีขึ้นจะช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์ในการทำงานให้ดีได้เช่นกัน
5. เปิดเผยอุปสรรคที่พบ (Obstacle)
หากต้องการให้พนักงานใน Cross-Functional Team เอ่ยถึงความกังวลที่พวกเขามี เราต้องทำให้พวกเขารู้สึกว่าสภาพแวดล้อมปลอดภัยและสามารถพูดคุยเปิดใจได้ ลองสนับสนุนให้พนักงานแบ่งปันอุปสรรคที่พวกเขาพบ เพื่อหาทางแก้ไขร่วมกันก่อนที่ปัญหานั้นจะส่งผลกระทบต่อโครงการและประสิทธิภาพการทำงานของทีม
6. ส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจน (Communication)
หนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดในฐานะผู้นำคือการทำให้ช่องทางการสื่อสารเปิดกว้างอยู่เสมอ และทำให้พนักงานตระหนักถึงขอบเขตระยะเวลา เหตุการณ์สำคัญ การอัพเดทสถานะ ความสำเร็จ ความท้าทายและการเปลี่ยนแปลง ลองใช้วิธีการที่หลากหลายเพื่อดึงดูดสมาชิกในทีมให้มีการปฏิสัมพันธ์กัน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบเห็นหน้า อีเมล์ อินทราเน็ตของบริษัทไปจนถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์
7. เปิดรับแนวคิดใหม่ (New Ideas)
ในขณะที่เรามีเป้าหมายสุดท้ายอยู่ในใจและอาจต้องใช้เส้นทางเฉพาะเพื่อไปถึงเป้าหมายนั้น Cross-Functional Team ของเราจะประสบความสำเร็จมากขึ้นหากสนับสนุนให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นใหม่ๆ และมุมมองที่ไม่ซ้ำกัน อย่างน้อยก็จนกว่าจะถึงการตัดสินใจขั้นสุดท้าย เนื่องจาก Cross-Functional Team เป็นทีมที่สร้างขึ้นเพื่อให้มีความหลากหลายทางความรู้และความสามารถ ดังนั้นอย่าลืมสนับสนุนให้ทีมแบ่งปันความคิดและมุมมองเพื่อให้ได้ผลลัพธ์การทำงานที่ดียิ่งขึ้น
การทำงานด้วยทีมระบบเมทริกซ์ (Metrix) และ Cross-Functional Team มีแนวโน้มที่จะเติบโตอย่างต่อเนื่องภายในองค์กร เนื่องจากความต้องการเพิ่มความคล่องตัวและการนำจุดแข็งของพนักงานที่มีหลากหลายมาใช้ ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้เราจะสามารถนำทีมไปสู่ความสำเร็จและยังช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานให้กับทีมอย่างต่อเนื่องอีกด้วย
สนใจเรียนรู้วิธีใช้งาน Emergenetics® Profile และนำเครื่องมือ Emergenetics® มาใช้พัฒนาการทำงานในองค์กร
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมที่ ADGES e-mail: [email protected] หรือ 6688-028-1111 หรือเว็บไซต์ www.adges.net