มีการพูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับปัญหาการให้คำติชมที่ไม่ดีทั้งในการส่งและการรับข้อคิดเห็น การให้คำติชมที่ตรงไปตรงมาและซื่อสัตย์เป็นสิ่งที่ท้าทาย เพื่อให้คนที่รับคำติชมมีความปรารถนาที่จะปรับปรุงตนเองในอนาคต ในหลายกรณี บริบทหรือเวลาที่เกี่ยวข้องกับการให้คำติชมมีความสำคัญเท่าเท่ากับเนื้อหาของคำติชม ไม่ว่าจะเป็นกับเพื่อนร่วมงาน สมาชิกในครอบครัว เพื่อน หรือบุคคลที่ไม่รู้จัก การใส่ใจใน “เวลา” สามารถเพิ่มโอกาสที่คนที่ได้รับคำติชมนั้นจะทำตามข้อแนะนำนั้นมากขึ้น
กฎสำหรับผู้นำเพื่อปรับปรุงเรื่อง “เวลาในการให้คำติชม”
กฎที่ 1 ประเมิน “สถานที่”
การเลือกสถานที่ที่เหมาะสมในการให้คำติชมเป็นขั้นตอนที่สำคัญ. การอยู่ในสถานที่ที่สะดวกสบายและเป็นมิตรสามารถช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่นและสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้าง การพิจารณาถึงสถานที่ที่คนมีความสุขและรู้สึกสบายจะช่วยให้คำติชมได้ผลลัพธ์ที่ดี
การให้คำติชมในสถานที่ที่ไม่น่าสบายหรือไม่เหมาะสมอาจทำให้ผู้รับ Feedback รู้สึกไม่สบายและไม่ได้รับประโยชน์จากข้อมูล. การเลือกสถานที่ที่ทั้งคุณและผู้รับ Feedback รู้สึกสบายจะช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้, การพิจารณาสถานที่ในที่ทำงานและวัฒนธรรมของทีมก็มีความสำคัญ. สถานที่ทำงานที่สนับสนุนการสนทนาและการร่วมมือมีผลต่อผลการทำงาน. การให้ Feedback ในสภาพแวดล้อมที่เข้ากันดีจะสร้างโอกาสในการพัฒนาและปรับปรุง
กล่าวถึงสถานที่ที่ผู้นำเลือกในการให้ Feedback ก็สำคัญ เพราะมีผลต่อความรู้สึกและการรับฟังของทีม สถานที่ที่เหมาะสมจะสร้างการสนทนาที่บรรเทาและสร้างสรรค์
กฎที่ 2 รีวิวให้คำติชมในเวลาจริง
การให้คำแนะนำ คำติชม ควรเป็นการสนทนาตลอดเวลา แทนที่จะเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทุกปีหรือทุกครึ่งปี ผมได้พูดคุยกับหัวหน้าหลายท่านที่มีความยากลำบากในการเตรียมความพร้อมสำหรับการประเมินประจำปี เพราะพวกเขาต้องถอยกลับไปในระยะเวลากว่า 365 วันเพื่อรวบรวมรายการสิ่งที่ลูกน้องดีและสิ่งที่ไม่ดีสำหรับแต่ละคนในทีมของเขา หัวหน้าเหล่านั้นหวังว่าเขาจะเก็บบันทึกข้อคิดเห็นไว้ดีขึ้นและมีตัวอย่างที่ชัดเจนมากขึ้น – ความจำของเรามักไม่มีที่พอที่จะรวมข้อมูลที่ชัดเจนหลังจากผ่านไปเวลานาน
จะดีกว่ามั้ยถ้าเราสามารถมีสนทนาเรื่องข้อคิดเห็น คำติชม ของเราได้ในเวลาที่เหมาะสม – ใกล้เคียงกับเหตุการณ์หรือเหตุการณ์ที่ต้องการข้อคิดเห็น แล้วเมื่อถึงเวลาที่จะทำการประเมินประจำปี หัวหน้าสามารถขอให้พนักงานรายงานว่าพวกเขาได้พัฒนาตนเองอย่างไรจากคำติชมที่ได้รับตลอดปี ความรับผิดชอบในความก้าวหน้าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้รับฟังข้อคิดเห็น และพวกเขาสามารถพูดคุยกับหัวหน้าเพื่อรายงานเกี่ยวกับสิ่งที่เขาได้พัฒนา
กฎที่ 3 – พิจารณาจุดประสงค์ของคุณ
บ่อยครั้งเรื่องยากลำบากสำหรับพนักงานบางคนที่มักเกิดขึ้นบ่อย เช่น พนักงานที่อยู่ภายใต้การดูแลไม่สามารถร่วมมือกับเพื่อนร่วมงานได้ รู้สึกไม่มีความสนใจในงานของตนเอง มีการถกเถียงกันตลอดเวลาในทีม
บ่อยครั้งที่หัวหน้าอยู่ในจุดขาดความอดทนและรู้สึกโกรธกับสถานการณ์ เมื่อเขาต้องการคุยเรื่องวิธีการให้คำติชมหรือข้อเสนอแนะ คำถามแรกที่จะถามหัวหน้าคือ “จุดประสงค์ของคุณคืออะไร?” นี่อาจจะดูเหมือนคำถาม “ทำไม” ในเนื้อหามากกว่าคำถามเกี่ยวกับ “เวลา” ในการให้ข้อคิดเห็น เพราะมันเกี่ยวกับคุณมากกว่าเรื่องของพนักงานเอง
สมมติว่าพนักงานของคุณไม่สนใจเพื่อนร่วมงานหลายครั้งในการประชุมเดียวกับคุณและผู้บริหารสูงสุด พนักงานคนนี้มีทักษะทางเทคนิคสูงแต่ไม่ใช่คนที่คอยสนับสนุนทีม คุณรู้สึกตกใจพฤติกรรมของเขา คุณมีโอกาสที่จะให้คำแนะนำแก่พนักงานของคุณเมื่อคุณกำลังออกจากการประชุม ซึ่งเข้าเข้ากับกฎที่ 2 ด้านบน – การให้ข้อคิดเห็นในเวลาที่เหมาะสม แต่ในช่วงเวลานั้น คุณจะต้องตอบคำถามว่า “จุดประสงค์ของคุณคืออะไร?”
หากต้องการให้คำแนะนำอย่างซื่อสัตย์ คุณอาจจะเผลอใส่ความรู้สึกของความโกรธ ความรำคาญ หรือความรู้สึกอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นจากสิ่งที่พึ่งเกิดขึ้นในการประชุม อย่างไรก็ตาม หากคุณแชร์คำติชมโดยทันทีในขณะที่เขากำลังอารมณ์เสีย ในกรณีเช่นนี้ ความคืบหน้าในการแก้ไขปัญหาอาจจะน้อยลง และเป็นไปได้ที่จะทำให้สถานการณ์แย่ลง เพราะฉะนั้นควรรอให้อารมณ์เย็นลงก่อนที่จะพูดให้คำแนะนำแก่พนักงานของคุณเพื่อให้การสื่อสารของคุณไม่เอาอารมณ์เข้ามาเกี่ยวและจะส่งผลให้สามารถแก้ไขปัญหาและพัฒนาพฤติกรรมของพนักงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
วิธีการรับมือกับสถานการณ์อีกวิธีคือให้หัวหน้าหายใจเข้าลึกๆหรือหายใจหลายครั้งจนกว่าจะมีการตั้งความจริงในการสื่อสารกับบุคคลอื่นในทิศทางบวกกับพนักงานคนนั้น คำถามที่คุณควรพิจารณาคือ: คุณต้องการอะไรจากพวกเขา? คุณต้องการช่วยพัฒนาพวกเขาหรือไม่? บางทีคุณอาจต้องการช่วยพวกเขาเพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ไม่ดีเช่น ต้องออกจากทีม หรือ องค์กร หรืออาจต้องหางานใหม่? คุณเชื่อว่าการให้การสนับสนุนที่เหมาะสมจะสามารถเปลี่ยนแปลงพวกเขาได้?
เมื่อคุณชัดเจนในจุดประสงค์ที่ตั้งใจและเน้นที่เรื่องของวิธีที่เราสามารถช่วยผู้อื่นให้ได้รับประโยชน์ แล้วเราพร้อมที่จะพูดคุยหรือบางครั้งอาจตัดสินใจว่าไม่จำเป็นต้องคุยแล้วก็ได้ การใช้เวลาในการเตรียมตัว (ซึ่งบางครั้งอาจใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที) และการตั้งความจริงในมุมมองทางบวกของเราสามารถทำให้การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้เช่นกัน
Source: The RBL Group