คนหางานหลายๆ คนอาจเคยเจอกับความต้องการด้าน “ทักษะการสื่อสารยอดเยี่ยม” ของบริษัทที่ระบุลงใน Job description กันมาบ้าง เนื่องจากการสื่อสารมีผลกระทบอย่างมากต่อการทำงานและธุรกิจ ดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องแปลกหากบริษัทหลายแห่งจะระบุความต้องการทางด้านนี้โดยตรง
“Salesforce รายงานว่า กว่า 86 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานและผู้บริหารเห็นว่าการขาดความร่วมมือกัน รวมถึงการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ เป็นสาเหตุของความล้มเหลวของบริษัท นอกจากนี้จากการศึกษาของ Watson Wyatt ยังพบว่า บริษัทที่มีวิธีการสื่อสารที่ดีนั้น มีอัตราการเปลี่ยนพนักงาน (Turnover) ต่ำกว่าค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรมในประเภทเดียวกัน”
ดังนั้น เพื่อสร้างองค์กรที่เป็นเลิศด้านการสื่อสาร นี่คือทักษะด้านการสื่อสารที่คุณควรให้ความสำคัญ 5 อันดับแรก
1. การฟัง
การฟังเป็นทักษะการสื่อสารที่สำคัญเป็นอันดับแรก ไม่ว่าจะเป็นการทำงานร่วมกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานคุณก็ควรเป็นผู้ฟังที่ดีอยู่เสมอ เพราะหากคุณไม่ฟังสิ่งที่ลูกค้าต้องการ การให้คำแนะนำหรือช่วยพวกเขาแก้ปัญหาก็แทบจะเป็นไปไม่ได้ เช่นเดียวกับการทำโครงการต่างๆ ให้สำเร็จ หากไม่ฟังความคิดเห็นหรือแนวคิดของเพื่อนร่วมงาน การทำงานก็จะกลายเป็นเรื่องยากในที่สุด
“คุณสามารถพัฒนาทักษะการฟังได้ด้วยการถอดความหรือสรุปสิ่งที่คู่สนทนากำลังพูด วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิและจดจ่อกับสิ่งที่ฟังอยู่มากขึ้น”
2. การให้และรับข้อเสนอแนะ
“PricewaterhousCoopers รายงานว่า พนักงานเกือบ 60 เปอร์เซ็นต์ต้องการรับฟังความคิดเห็นเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ และสำหรับพนักงานที่มีอายุต่ำกว่า 30 ปี สถิตินี้จะเพิ่มเป็น 72 เปอร์เซ็นต์ เพราะหากต้องการเติบโตในการทำงาน คำติชมจากเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้าก็คือองค์ประกอบสำคัญการให้และรับข้อเสนอแนะนั้นเป็นสิ่งที่ต้องฝึกฝน”
อาจใช้เครื่องมือ Emergenetics® Profile เพื่อมอบคำติชมหรือข้อเสนอแนะที่เหมาะกับเพื่อนร่วมงานแต่ละกลุ่ม รวมถึงใช้แอพพลิชั่น Emergenetics + เพื่อปรับปรุงการสื่อสารของคุณให้เหมาะกับการคิดและพฤติกรรมของเพื่อนร่วมงานแต่ละคน
3. การตั้งคำถาม
“การตั้งคำถามเป็นหนึ่งในทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพราะมันช่วยให้คุณสามารถเข้าใจมุมมองของคนอื่น มองเห็นปัญหาได้ชัดเจนขึ้น ยกระดับการตัดสินใจ และยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน”
ในการพัฒนาทักษะนี้ คุณสามารถทำได้โดยการทบทวนคำถามที่มีการถกกันระหว่างการประชุมว่ามันเป็นคำถามปลายเปิดหรือไม่ เป็นการถามด้วยถ้อยคำที่ชวนให้ตอบหรือไม่ หากเป็นคำถามที่ต้องการข้อเท็จจริงมีการเรียบเรียงที่ชัดเจนและตรงประเด็นหรือไม่ การทบทวนคำถามต่างๆ อีกครั้งจะทำให้คุณสามารถตั้งคำถามเพื่อมองหาคำตอบที่ต้องการได้ดีขึ้น
4. การย่นระยะห่างระหว่างเจตนาและผลกระทบ
“เจตนาที่ไม่ชัดเจนและมีช่องว่างอาจส่งผลกระทบขึ้นหากเราแสดงออกหรือสื่อสารไม่เหมาะสม เพราะผู้ฟังอาจตีความเจตนาของเราผิดเพี้ยนไป ปัญหานี้อาจเกิดจากการแสดงออกเฉพาะสิ่งที่ตัวเองต้องการจากมุมของตัวเอง โดยไม่มองในมุมของผู้อื่น”
หนึ่งในวิธีปรับปรุงทักษะนี้ก็คือ การถามเพื่อนร่วมงานว่าพวกเขาต้องการข้อมูลอะไรเพื่อทำงานให้สำเร็จ นอกจากนี้อาจลองเข้าร่วมอบรมในหลักสูตร Intent-Impact Gap eLearning เพื่อลดช่องว่างเหล่านี้ลงก็ได้เช่นกัน
5. การจัดการความขัดแย้ง
เป็นเรื่องปกติที่ในการทำงานและการทำธุรกิจมักเกิดความขัดแย้งขึ้นซึ่งมันก็มีข้อดีคือ ความคิดเห็นที่แตกต่างและหลากหลายมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการทำงานและยังเป็นการส่งเสริมความหลากหลายทางปัญญาในที่ทำงานอีกด้วย แต่อย่างไรก็ตามการเห็นต่างและขัดแย้งต้องเป็นไปอย่างสร้างสรรค์ รักษาประสิทธิผล และไม่ทำลายความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน
“เคล็ดลับก็คือการรักษาอารมณ์และความตั้งใจในเชิงบวก เลี่ยงการตั้งข้อสงสัย ไม่อคติหรือด่วนตัดสินใจรวมถึงเปิดใจรับมุมมองที่แตกต่าง”
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นต่อการเพิ่มศักยภาพการทำงาน การเติบโต รวมถึงการพัฒนาของพนักงานและสมาชิกในทีม ดังนั้นอย่าลืมให้ความสำคัญกับ 5 ทักษะการสื่อสารที่เราได้แนะนำไปเพื่อให้องค์กรของคุณสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้
สนใจการนำเครื่องมือ Emergenetics® Profile มาใช้เพื่อพัฒนาการสื่อสารในองค์กร
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมที่ ADGES e-mail: [email protected] หรือ 6688-028-1111 หรือเว็บไซต์ www.adges.net